CRM vs CRM

Într-o eră digitală în care datele au devenit una dintre cele mai valoroase resurse, companiile se confruntă cu provocări semnificative atunci când vine vorba de protecția și gestionarea corectă a datelor. Sistemele CRM (Customer Relationship Management) joacă un rol esențial în eficientizarea proceselor de afaceri, dar și în menținerea conformității cu reglementările privind protecția datelor. În acest articol, vom explora cum să asiguri conformitatea datelor în două dintre cele mai populare soluții CRM: CRM Cloud și CRM On-Premise.

Ce înseamnă conformitatea datelor într-un CRM?

Conformitatea datelor reprezintă respectarea reglementărilor și normelor legale impuse de autorități pentru protecția informațiilor personale și sensibile. În Europa, cel mai cunoscut standard este GDPR (General Data Protection Regulation), care reglementează modul în care companiile colectează, stochează și utilizează datele clienților lor. În SUA, legi precum California Consumer Privacy Act (CCPA) oferă un cadru similar.

În contextul unui CRM, asigurarea conformității datelor înseamnă adoptarea unor măsuri clare și eficiente care să garanteze faptul că toate datele clienților sunt tratate într-un mod sigur și transparent. Indiferent dacă vorbim despre un sistem CRM Cloud sau On-Premise, conformitatea este esențială pentru a evita amenzile substanțiale și pentru a menține încrederea clienților.

CRM Cloud vs On-Premise: Ce soluție este mai potrivită pentru conformitate?

Atunci când vine vorba de alegerea unui CRM, multe companii se întreabă dacă să opteze pentru o soluție CRM Cloud sau On-Premise. Fiecare dintre aceste opțiuni are propriile avantaje și provocări în ceea ce privește conformitatea datelor.

CRM Cloud: Ușurință în utilizare, dar cu riscuri suplimentare

Sistemele CRM Cloud, cum ar fi cele oferite de Salesforce, Microsoft Dynamics 365 sau HubSpot, sunt găzduite pe servere externe, administrate de furnizori terți. Acest lucru oferă avantajul accesului rapid și ușor la date de oriunde, flexibilitate scalabilă și costuri inițiale mai reduse. Cu toate acestea, există provocări suplimentare legate de păstrarea controlului asupra datelor personale.

Provocările majore ale CRM-ului Cloud din punct de vedere al conformității includ:

• Transferul datelor: Datele stocate în cloud pot fi transferate între servere aflate în diverse țări, ceea ce poate ridica probleme privind respectarea legislației locale privind protecția datelor.
• Pierderea controlului direct: Deoarece datele nu sunt stocate pe serverele companiei, controlul și securitatea acestora depind în mare măsură de furnizorul soluției CRM.
• Breșe de securitate: Chiar dacă furnizorii mari investesc masiv în securitatea cibernetică, nicio soluție nu este complet imună la hackeri. În 2019, un atac cibernetic asupra Salesforce a expus datele a mii de utilizatori.

CRM On-Premise: Mai mult control, dar cu costuri mai mari

CRM-urile On-Premise, cum ar fi SAP sau Oracle Siebel, sunt instalate pe serverele interne ale companiei. Aceasta oferă un control total asupra datelor și configurațiilor sistemului, dar implică și costuri mai mari inițiale și pentru mentenanță.

Avantajele majore ale unui CRM On-Premise includ:

• Control total asupra datelor: Companiile au control complet asupra locației unde sunt stocate datele, ceea ce facilitează respectarea cerințelor GDPR sau altor reglementări locale.
• Securitate personalizată: Sistemele On-Premise pot fi configurate pentru a respecta nevoi specifice de securitate, oferind un grad mai ridicat de protecție personalizată.
• Ajustări la cerințele locale: Din moment ce datele nu sunt transferate către alte țări sau servere externe, companiile pot respecta normele regionale fără riscuri suplimentare.

Pe de altă parte, menținerea unui CRM On-Premise poate implica costuri ridicate pentru hardware, actualizări software și echipe IT dedicate pentru întreținere.

Cum să asiguri protecția și conformitatea datelor într-un CRM Cloud vs On-Premise?

Pentru a asigura protecția și conformitatea datelor în cadrul unui sistem CRM, fie el cloud sau on-premise, companiile trebuie să adopte o serie de măsuri preventive și proactive. Iată câteva dintre practicile esențiale:

1. Implementarea politicilor stricte de acces la date

Atât pentru CRM-urile Cloud cât și On-Premise, este esențial să implementezi politici stricte de acces la date. Atribuirea rolurilor și permisiunilor bazate pe necesitățile fiecărui angajat minimizează riscul accesului neautorizat sau al breșelor de securitate.

2. Criptarea datelor sensibile

Indiferent dacă folosești un CRM Cloud sau On-Premise, criptarea este cheia pentru protejarea informațiilor sensibile. Asigură-te că toate datele sensibile sunt criptate atât în tranzit cât și la stocare pentru a preveni accesul neautorizat.

3. Backup regulat și planuri de recuperare a datelor

Un alt aspect crucial este realizarea de backup-uri regulate ale bazei de date CRM. În cazul unui atac cibernetic sau al unei defecțiuni tehnice, această practică garantează recuperarea rapidă a datelor fără pierderi semnificative.

4. Alege un furnizor de cloud certificat

Dacă optezi pentru un CRM Cloud, asigură-te că furnizorul ales este certificat în conformitate cu standardele internaționale precum ISO 27001 sau SOC 2. Aceste certificări oferă o garanție suplimentară că furnizorul respectă cele mai bune practici în materie de securitate și protecție a datelor.

Caz practic: Adoptarea unui CRM Cloud conform cu GDPR într-o companie din România

Să luăm exemplul unei companii românești din sectorul retail care a decis să implementeze un sistem CRM Cloud. Înainte de a face această tranziție, compania s-a confruntat cu provocări majore în ceea ce privește gestionarea volumului mare de date ale clienților și respectarea reglementărilor GDPR.

După o analiză riguroasă a pieței, au optat pentru Salesforce datorită reputației sale solide în materie de securitate cibernetică și conformitate cu GDPR. Totuși, procesul nu s-a oprit aici. Compania a implementat următoarele măsuri suplimentare:

• Atribuirea clară a responsabilităților privind protecția datelor
• Audituri periodice pentru verificarea conformității
• Sesiuni regulate de training pentru angajați

Rezultatele au fost remarcabile: nu doar că au reușit să îmbunătățească eficiența operațională datorită CRM-ului Cloud, dar au redus și riscurile asociate cu nerespectarea GDPR.

Statisticile actuale despre conformitatea datelor în Europa și SUA

Conform unui studiu realizat de Gartner în 2022, aproximativ 48% dintre companiile europene utilizează soluții CRM Cloud. În timp ce avantajele acestor soluții sunt evidente din punct de vedere al flexibilității și scalabilității, tot același studiu arată că 21% dintre companii au întâmpinat dificultăți majore legate de conformitatea cu GDPR.

În SUA, conform unui raport realizat de Forrester în 2021, 40% dintre companii au fost obligate să plătească amenzi semnificative din cauza nerespectării CCPA, iar multe dintre aceste încălcări au fost legate de utilizarea inadecvată a platformelor cloud.

Cum să alegi soluția potrivită pentru afacerea ta?

Alegerea între un CRM Cloud sau On-Premise depinde în mare măsură de nevoile specifice ale afacerii tale și de cerințele legale privind protecția datelor. Dacă afacerea ta operează într-o industrie strict reglementată sau dacă ai nevoie de un control total asupra datelor tale, un CRM On-Premise poate fi cea mai bună alegere.

Dacă flexibilitatea și scalabilitatea sunt prioritare pentru tine și ai încredere într-un furnizor care respectă standardele internaționale de securitate, atunci un CRM Cloud poate oferi beneficii considerabile.

Concluzie: Cum să te asiguri că CRM-ul tău respectă reglementările privind protecția datelor?

Indiferent dacă alegi un CRM Cloud sau On-Premise, cheia succesului constă în implementarea unor măsuri clare pentru protecția datelor și respectarea reglementărilor legale. De la criptarea datelor până la atribuirea corectă a responsabilităților legate de accesul la informații sensibile, existența unui plan bine pus la punct te poate ajuta să eviți problemele majore legate de conformitate.

Din perspectiva noastră optimistă asupra viitorului tehnologic, adoptarea unui sistem CRM modern – indiferent că vorbim despre cloud sau on-premise – devine esențială pentru succesul oricărei afaceri care dorește să rămână competitivă pe piață. Totodată, respectarea normelor legale va contribui la creșterea încrederii clienților tăi și la îmbunătățirea imaginii brandului tău.

Ești pregătit să afli mai multe despre cum să alegi soluția potrivită pentru afacerea ta? Citește mai multe articole pe tema CRM-urilor pe site-ul nostru “CRM vs CRM”!

CRM vs CRM tags: conformitate, CRM system, cloud, on-premise, protectie